前幾年我都擔任資訊組，今年首次擔任註冊組＋資訊組，我用資訊組管理雲端校務系統的立場跟大家分享一下這幾年的管理心得與做法。
雲端校務系統的前身就是學務系統，主要就是處理學生註冊、成績，所以系統裡面大多數都是跟註冊組有關。
因此，這幾年，最常遇到 AAA組長對我說：把查詢學生資料的權限開給我。
我怎麼做的？
「雲端校務系統」其實就是把各處組的實體業務「數位化」，把實體業務放到數位系統來處理。實體業務，大家各司其職，不用有人出來統籌；雲端校務系統是一個「數位系統」，數位系統是需要設定的，這個「設定」的工作，自然就是「資訊組」。所以雲端校務系統不是資訊組的，資訊組只是職責管理系統。
當年我是資訊組時，在系統上面有兩個帳號，一個是資訊組、一個是系統管理者。平常就都是用資訊組帳號登入，這個資訊組帳號的功能很陽春，應該只有設定學習帳號＋基本功能而已。另一個系統管理者，只有需要動到系統權限，才會用這個帳號登入。
（試想：實體業務時，資訊組能隨心所欲去看每個學生的個資、成績嗎？）
今年我是註冊組＋資訊組，我的帳號依然只有這 2 組的功能，平常也不會用管理者帳號登入處理業務。
那，回到問題，如果有個 AA 組長向資訊組提出：叫資訊組把 BBB 功能開給我。
請問資訊組能任意開權限嗎？
一樣讓我們回到實體業務來看：AA 組長叫資訊組去把 BBB 組長的業務資料拿給 AA組長。
這樣合理嗎？是不是應該要 BBB 組長同意給 AA 組長，才能合法合理的給吧？
把這個觀念移轉到校務系統，這樣就對了。
所以，如果 AAA組長想要有註冊組查詢學生資料的功能，沒問題，上簽呈、會相關處室，跑完流程我就設定。如果有人更換職務，砍掉所有功能、重新再來。
（ 因為我說， 如果 AAA組長叫我開 BBB組長的業務，那 BBB組長不知情，可以這樣嗎？ ）
輔導業務、出納業務、...都是一樣，需要調用資料，上簽呈，讓被調用業務功能者知情，資訊組去調整權限，這樣才合理、有依據。
註冊組要幫資料組填篩選資料？想一下：實體業務時，是註冊組填？還是資料組填？註冊組協助提供成績、或把權限調整出去，都可以。
其實就是一句話：雲端校務系統只是把「實體業務」變成「數位化」；實體業務是誰的，數位業務比照辦理。
